CHAPITRE 1
Article 1.01 : Le nom
La présente association est connue et définie sous le nom de l’Intermission des Seigneuries, association pour personnes seules. Aux fins des présents règlements, l’Intermission est désignée par le nom « Association ».
Article 1.02 : Nature
L’Association est principalement vouée à l’organisation d’activités sociales, sportives et culturelles pour célibataires.
Article 1.03 : Incorporation
La présente Association a été constituée par lettres patentes, selon la troisième partie de la loi des compagnies du Québec, le 16 juin 1993.
Article 1.04 : Siège
Le siège est situé à Longueuil dans le comté de Taillon.
Article 1.05 : Champ d’action
L’Association a pour champ d’action le territoire de la Rive Sud principalement et peut acquérir des biens immeubles à l’intérieur de ce territoire pour le bénéfice de ses membres.
Article 1.06 : But
L’Association a pour buts de :
• Regrouper les personnes seules, dont l’âge minimum requis est 18 ans, par des activités sociales, culturelles, sportives, familiales et de ressourcement; et
• Favoriser l’échange, l’entraide, les rencontres, l’amitié et le partage.
CHAPITRE 2 : MEMBRES
Article 2.01 : Catégorie
Il y a deux catégories :
• Les membres actifs ayant une carte de membre annuelle : ceux ci participent aux assemblées générales;
• Les participants occasionnels : ceux-ci ne peuvent pas participer aux assemblées générales.
Article 2.02 : Annulation
Tout membre peut annuler son adhésion en avisant le Conseil d’administration de l’Association.
Article 2.03 : Exclusion
Le conseil d’administration se réserve le droit d’exclure un membre en cas d’irrespect envers un autre membre.
Procédure :
Première offense : avertissement verbal
Deuxième offense : avertissement écrit
Troisième offense : exclusion avec avis écrit
CHAPITRE 3 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
Article 3.01 : Pouvoirs
L’Assemblée générale annuelle détient tous les pouvoirs de l’Association, notamment en ce qui a trait à l’orientation.
Article 3.02 : Composition
L’Assemblée générale annuelle est constituée de tous les membres qui possèdent une carte de membre pour l’année en cours.
Article 3.03 : Convocation
L’Assemblée générale annuelle doit avoir lieu au plus tard quatre mois après la fin de l’exercice financier qui se termine le 31 mars de chaque année. Tous les membres actifs doivent y être convoqués par écrit et/ou par courriel au moins dix jours à l’avance.
Article 3.04 : Ordre du jour
L’ordre du jour doit comprendre :
a) ouverture de la séance;
b) lecture et adoption des procès-verbaux de la dernière assemblée et de l’assemblée spéciale des membres tenue depuis, s’il y a lieu;
c) présentation et adoption du rapport d’activité du président de l’Association;
d) présentation et adoption du rapport financier de l’année;
e) nomination des vérificateurs, s’il y a lieu;
f) élection ou réélection des membres du conseil d’administration dont le mandat est terminé;
g) divers;
h) levée de l’assemblée.
Article 3.05 : Quorum
Le quorum est d’au moins 5 % des membres actifs enregistrés dans le livre de l’Association.
Article 3.06 : Vote
Le vote se prend à la majorité simple des voix (sauf les résolutions visant à changer le présent règlement, auquel cas, les deux tiers des voix sont exigés).
Chaque membre a droit à un seul vote :
• le vote par procuration est prohibé;
• le vote sera pris à main levée à moins qu’un membre ne demande le vote secret.
Article 3.07 : Mode d’élection
a) Avant de procéder aux élections, on doit nommer un Président et un secrétaire d’élection. Ces derniers peuvent être choisis en dehors des membres actifs et n’ont pas droit de vote.
b) Les mises en nomination sont faites par proposition ou par mise en candidature écrite au préalable.
c) On demande le consentement des candidats.
d) S’il y a élection, l’assemblée désigne deux scrutateurs.
e) L’élection des membres du conseil d’administration est faite par scrutin secret.
f) Dès la première séance qui suit l’assemblée générale annuelle, les membres du Conseil d’administration se répartissent les postes au sein du Conseil d’administration.
CHAPITRE 4 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE
Article 4.01 : Nature
L’assemblée générale spéciale est une assemblée générale convoquée par le conseil d’administration ou par vingt-cinq membres actifs pour un objet défini, suivant les formalités prévues par la Loi.
Le conseil d’administration, sur demande écrite de 25 membres actifs, sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale.
Article 4.02 : Convocation
Un avis de convocation écrit avec l’ordre du jour de la réunion est adressé à tous les membres sept jours avant la tenue de la réunion.
Article 4.03 : Quorum
Le quorum sera de 5 % des membres actifs.
Article 4.04 : Ordre du jour/Assemblée générale spéciale
L’ordre du jour de l’Assemblée générale spéciale doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation.
CHAPITRE 5 : LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 5.01 : Composition
Le Conseil d’administration se compose de sept administrateurs.
Article 5.02 : Durée du mandat
Tous les administrateurs (7) sont élus pour un mandat de deux ans.
Trois d’entre eux sont élus la première année et les quatre autres sont élus la deuxième année.
Les administrateurs sont rééligibles à la fin de leur mandat lors des assemblées générales annuelles. Tout administrateur entre en fonction à la clôture de la séance au cours de laquelle il a été élu.
Afin d’assurer la bonne marche de l’Association, un administrateur qui se sera absenté d’au moins trois réunions consécutives du conseil d’administration. sans raison valable, pourra être démis de ses fonctions par le conseil d’administration et avisé par le Président de son exclusion et de son remplacement.
Le conseil d’administration aura le droit de faire un vote de non confiance envers l’un des membres dudit Conseil s’il le juge opportun pour l’intérêt de l’Intermission des Seigneuries.
Article 5.03 : Vacances
Toute vacance qui survient au conseil d’administration au cours d’un exercice financier, pour quelque cause que ce soit, est comblée par décision des administrateurs ainsi nommés.
Article 5.04 : Quorum
Le quorum sera de la moitié du conseil d’administration plus un.
Article 5.05 : Convocation
L’avis de convocation à toute séance du conseil d’administration doit être fait par écrit et envoyé une semaine au préalable pour les assemblées régulières.
Le lieu, la date et l’heure de la prochaine rencontre peuvent être décidés à la fin de la réunion.
Article 5.06 : Vote
Le vote se prend à la majorité des voix; chaque administrateur, officier ou non, aura droit à un seul vote.
Article 5.07 : Démission
Tout administrateur cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction au moment de sa démission formulée par écrit et acceptée par le conseil d’administration.
Article 5.08 : Attributions
Le Conseil d’administration :
• vaque à l’exécution des décisions de l’Association;
• exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la Loi permet dans l’intérêt de l’Association;
• administre les biens de l’Association. Personne ne peut engager les fonds de l’Association sans une décision du conseil d’administration;
• prend connaissance des rapports des comités particuliers et juge de l’opportunité de mettre à exécution leurs recommandations;
• désigne deux membres pour la signature des chèques, dont le Président et le Trésorier (deux signatures obligatoires);
• doit remplacer par un autre membre actif, tout membre du conseil d’administration qui a cessé de remplir ses fonctions avant la fin du terme;
• doit fixer une cotisation à être payée par chacun des membres actifs;
• doit faire approuver par les membres actifs à une assemblée générale spéciale toute décision engageant les fonds de l’Association pour une période dépassant son mandat, exception faite des activités régulières au calendrier.
Article 5.09 : Assemblée spéciale
Sur demande par un administrateur à l’exécutif, une assemblée spéciale du conseil d’administration peut être convoquée par un avis verbal de 24 heures.
Article 5.10 : Comité
Si le quorum n’est pas atteint, le groupe peut se transformer en comité. Cependant, toutes recommandations découlant de discussion du comité seront soumises à la prochaine séance régulière du conseil d’administration.
CHAPITRE 6 : FONCTIONS DES OFFICIERS
Article 6.01 : Le Président
• Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et toutes les assemblées générales de l’Association;
• Il décide de tous les points d’ordre et est chargé de faire observer le protocole des assemblées délibérantes;
• Il voit à l’application de tous les règlements de l’Association;
• Il veille à ce que les autres officiers et responsables de comités remplissent leurs devoirs respectifs;
• Il signe les chèques avec le Trésorier;
• Il signe les procès-verbaux des assemblées qu’il préside avec le Secrétaire;
• Il peut faire des propositions. Il lui est loisible de faire des suggestions et de donner son avis sur tout objet de délibération;
• Il a droit de vote, comme tout autre membre, mais aux assemblées générales, en cas d’égalité des voix, il a un vote prépondérant;
• Il fait partie de tous les comités particuliers et assiste à toutes leurs réunions s’il le désire. Il doit donc en être avisé.
Article 6.02 : Le Vice-président
• Il aide le Président dans toutes les affaires de l’Association;
• En cas d’absence du Président à une assemblée, il le remplace;
• En cas d’absence prolongée ou de démission du Président, il assume les fonctions de ce dernier jusqu’à la nomination d’un nouveau Président par le conseil d’administration.
Article 6.03 : Le Secrétaire
Le Secrétaire dresse les procès-verbaux des assemblées de l’Association. Après approbation par l’assemblée, il les transcrit dans le livre qui lui est fourni à cette fin. Il signe les procès verbaux avec le Président;
• Il conserve, à la fin du livre de l’Association, le nom de tous les officiers en inscrivant la date de leur nomination et celle de leur démission, s’il y a lieu;
• Il a la garde de tous les documents et archives de l’Association;
• Il fait les convocations et prépare les ordres du jour de concert avec le Président;
• Il rédige, reçoit et conserve toute la correspondance officielle de l’Association;
• En cas d’absence du Secrétaire, le conseil d’administration se nomme un « pro-tempore ».
Article 6.04 : Le trésorier
Le Trésorier voit à la tenue des livres de comptabilité de l’Association;
• Il signe, de concert avec le Président, tous les chèques tirés de la Banque ou de la Caisse populaire où les fonds de l’Association sont déposés pour payer toutes les sommes autorisées;
• Il a la responsabilité de la petite caisse et du compte de banque;
• À chaque assemblée, il fait part des dépenses et recettes encourues depuis la dernière assemblée;
• À la fin de l’exercice financier, il transmet au vérificateur, s’il y a lieu, ses livres de comptabilité pour vérification et dresse un rapport pour l’Assemblée générale annuelle.
CHAPITRE 7 : LES COMITÉS PARTICULIERS
Article 7.01 : Formation
Pour des fins définies, le conseil d’administration peut créer des comités particuliers et établir des règles relatives à leur fonctionnement. Le responsable de chacun de ces comités est choisi par le conseil d’administration.
Article 7.02 : Rapport
Les comités particuliers doivent, sur demande, faire rapport de leur travail au conseil d’administration.
Article 7.03 : Pouvoirs
Les pouvoirs particuliers traitent des objets pour lesquels ils auront été formés; ils relèvent du conseil d’administration.
CHAPITRE 8 : EXERCICE FINANCIER
Article 8.01 : Exercice financier
L’exercice financier se termine le 31 mars de chaque année. Les états financiers doivent être préparés par un vérificateur, s’il y a lieu, et approuvés par le conseil d’administration pour l’année se terminant à cette date et être soumis à l’Assemblée générale annuelle.
Article 8.02 : Affaires bancaires
C’est le conseil d’administration qui détermine les endroits où seront effectuées les opérations bancaires de l’Association.
CHAPITRE 9 : DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION
Article 9.01 : Dissolution
L’Association ne peut se dissoudre que par le vote des 4/5 des membres de l’Association présents à une Assemblée générale spécialement convoquée dans ce but, par un avis écrit de trente jours à chacun des membres actifs.
Si la dissolution est votée, le conseil d’administration devra remplir, auprès des autorités publiques, les formalités prévues par la Loi.
Advenant la disparition de l’Association, tous ses biens seront dévolus à un ou des organismes poursuivant des objectifs similaires ou exerçant des activités analogues.
CHAPITRE 10 : ASSURANCES
Article 10.01 : Indemnisations des personnes œuvrant pour l’Association
Le conseil d’administration doit voir à ce que l’Association souscrive et garde en vigueur, pour son compte et celui des personnes œuvrant pour l’Association, des assurances appropriées à ses besoins, en particulier en ce qui a trait à l’éventualité de poursuite pour dommages corporels et matériels, dommages financiers, ainsi que pour préjudices personnels à autrui.
CHAPITRE 11 : CONFLITS D’INTÉRÊTS
Article 11.01 : Les administrateurs et les conflits d’intérêts
Les administrateurs de l’organisme doivent éviter de se placer dans une position où leurs intérêts personnels risquent de s’opposer à ceux de l’organisation.
Plus particulièrement, ils doivent :
• Faire passer les intérêts de l’entreprise avant les leurs.
• Ne pas utiliser ou divulguer sans autorisation une information acquise dans le cadre de leurs fonctions;
• Déclarer tout conflit d’intérêt dans lequel ils pourraient se trouver et s’abstenir de participer aux décisions sur l’objet du conflit d’intérêt.
• Agir de bonne foi, avec prudence et diligence, selon ce qu’on attendrait d’une personne consciencieuse placée en situation comparable. Les administrateurs doivent faire preuve de jugement et d’indépendance.
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Règlements de l'Intermission des Seigneuries
